En Colombia, la contabilidad de una propiedad horizontal es el proceso de registrar, clasificar y resumir las transacciones financieras para proporcionar información útil que conlleve a tomar buenas decisiones. Las tres funciones principales de la contabilidad son: Los informes financieros, los impuestos y la auditoría.
La información financiera incluye la preparación de estados financieros dictaminados, como hojas de balance y estados de resultados, que muestran la posición financiera y el desempeño de una propiedad. La tributación implica la evaluación y recaudación de impuestos y la auditoria es el examen de los estados y registros financieros para garantizar que sean precisos y cumplan con las leyes o reglamentos pertinentes.
Los beneficios de la contabilidad de la propiedad horizontal
No es ningún secreto que las propiedades pueden ser costosas de mantener. Desde el edificio en sí hasta las áreas comunes y las comodidades, se necesita mucha inversion para mantener una propiedad en funcionamiento. Aquí es donde llevar una contabilidad puede ser útil. Al realizar un seguimiento de las finanzas y presupuestar los gastos futuros, la contabilidad puede ayudar a garantizar que la propiedad se administre de manera eficiente y efectiva.
Los beneficios mas importantes de la contabilidad de las copropiedades son:
1) Proporciona información sobre la situación financiera de la comunidad.
2) Ayuda a tomar mejores decisiones sobre cómo utilizar el dinero recaudado de los propietarios.
3) La contabilidad puede proporcionar información sobre las tendencias a lo largo del tiempo.
4) Evita posibles disputas entre vecinos y facilita la resolución de cualquier desacuerdo que pueda surgir.
Los inconvenientes de la contabilidad de la propiedad horizontal
La contabilidad puede ser una excelente manera de realizar un seguimiento de sus finanzas, pero existen algunos inconvenientes al usar este método.
Ante todo, puede ser difícil realizar un seguimiento de los gastos y los ingresos cuando se distribuyen en varias propiedades. Esto puede dificultar el presupuesto y ahorrar dinero. Además, si una propiedad en un régimen de Propiedad Horizontal no está bien mantenida, puede arrastrar a la baja el valor de las otras propiedades del grupo.
Asimismo, si hay varios propietarios, cada uno puede tener una opinión diferente sobre cómo se debe administrar la propiedad. Esto puede conducir a desacuerdos y conflictos entre las partes.
Mejores prácticas para la contabilidad de la propiedad horizontal
-La mayoría de los expertos están de acuerdo en que la mejor manera de realizar un seguimiento de la contabilidad de la propiedad horizontal es utilizar un software diseñado específicamente para la tarea. Esto asegurará que todos los datos se capturen con precisión y que las partes involucradas en la administración de la propiedad puedan acceder fácilmente a ellos.
-Otra práctica recomendada importante es asegurarse de que todos los movimientos financieros realizados, estén debidamente documentadas. Esto incluye registrar todos los ingresos y gastos, así como cualquier cambio en la propiedad o la ocupación. Los registros detallados ayudarán a evitar disputas en el futuro.
-Uno de los aspectos más importantes de la contabilidad de una propiedad horizontal es el tratamiento de los gastos comunes. Estos pueden incluir cosas tales como seguros, reparaciones y mantenimiento, servicios públicos e impuestos. Las propiedades pueden cargar estos gastos a unidades individuales o puede usar una tasación común para distribuirlos equitativamente entre todos los propietarios.
-Finalmente, es crucial mantenerse actualizado sobre los últimos cambios en las leyes y regulaciones tributarias. Esta puede ser un área compleja y en constante cambio, por lo que es importante buscar orientación profesional para garantizar el cumplimiento. Al estar al tanto de estos problemas, puede minimizar el riesgo de sanciones u otros problemas en el futuro.
Funciones del Contador Público
Un contador público es una figura importante en cualquier propiedad horizontal, ya que son responsables de una serie de funciones esenciales.
En primer lugar, los contadores públicos realizan un seguimiento de las finanzas de la propiedad, asegurando que se contabilicen todos los ingresos y gastos.
En segundo lugar es el de brindar informes a los copropietarios que ayudan a tomar decisiones sobre la propiedad. Además, los contadores públicos brindan asesoramiento al dueño de la propiedad sobre asuntos financieros, como presupuestos y decisiones de inversión.
Otra función del contador público es brindar asesoría en materia fiscal. Las leyes tributarias son tan complejas que es imposible entenderlas sin su ayuda profesional, si tenemos en cuenta que las implicaciones fiscales de poseer y operar una propiedad pueden ser muy significativas.
Las propiedades obligadas a llevar contabilidad
Las entidades de propiedad horizontal, como apartamentos o edificios de oficinas, están obligadas a llevar contabilidad para evitar disputas y problemas legales. Las buenas prácticas contables ayudan a preservar el valor de la propiedad y la tranquilidad de quienes tienen un interés económico en ella.
Las buenas prácticas contables son el conjunto de normas y procedimientos que se deben seguir para registrar y presentar de manera correcta y transparente la información económica y financiera de una entidad.
¿Qué libros de contabilidad debe llevar una propiedad horizontal?
Si eres propietario o administrador de una propiedad horizontal, estás legalmente obligado a llevar ciertos libros contables. Aquí hay un resumen de los libros que necesita conservar:
-Libro de actas de asamblea general de propietarios
-Libro de registro de propietarios y residentes
-Libro diario de contabilidad
-Libro mayor y de balances
-Registros auxiliares de ejecución y presupuesto de ingresos y gastos
Políticas Contables
Las políticas contables de una propiedad, son los principios y procedimientos específicos que utiliza la contabilidad para garantizar que los estados financieros reflejen con precisión las actividades y transacciones comerciales subyacentes a la copropiedad.
Las políticas cubren una amplia gama de temas, incluido el reconocimiento de ingresos, el reconocimiento de gastos, la valoración de activos y las divulgaciones. Deberán estar en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y deben ser aprobadas por la asamblea de copropietarios.
En conclusión, es importante tener en cuenta que al momento de llevar la contabilidad en una propiedad horizontal, existen consideraciones especiales que no se deben perder de vista. Al comprender las características únicas de una propiedad y cómo contabilizarlas, puede asegurarse de que la contabilidad del edificio sea preciso y actualizado.